الملاحظات الخاصة والإشارات

أحياناً تحتاج أن تسأل زميلاً عن طلب العميل، أو تترك له سياقاً قبل أن يكمل المحادثة. الملاحظة الخاصة تُكتب في المحادثة نفسها، ويراها فريقك فقط، ولا تصل إلى العميل أبداً.

اكتب ملاحظة خاصة

1. افتح المحادثة.
2. فوق مربع الكتابة اختر إضافة ملاحظة خاصة (1) بدلاً من إضافة رد. يتغير لون المربع ليذكّرك أن ما تكتبه داخلي.
3. اكتب الملاحظة، ثم اضغط إضافة ملاحظة (3).

تظهر الملاحظة بين الرسائل بلون مختلف، ومعها اسمك. يقرؤها كل من يفتح المحادثة من فريقك.

أشِر إلى زميل أو فريق

1. في الملاحظة الخاصة اكتب @ ثم أول حروف الاسم.
2. تظهر قائمة (2) فيها الموظفون والفرق. اختر الشخص أو الفريق.
3. أكمل الملاحظة واضغط إضافة ملاحظة.

يصل إشعار إلى من أشرت إليه، وتظهر المحادثة عنده في الإشارات تحت المحادثات في القائمة الجانبية. وإن أشرت إلى فريق، يصل الإشعار إلى كل أعضائه.

ملاحظة: الإشارة بعلامة @ تعمل في الملاحظة الخاصة فقط. في وضع إضافة رد ما تكتبه يصل إلى العميل، فلا تكتب فيه ما يخص الفريق.

تابِع محادثة دون أن تكون المسؤول عنها

إن أردت أن تصلك إشعارات محادثة يتولاها زميل، افتح لوحة التفاصيل بجانب الرسائل، وفي قسم المشاركون في المحادثة اضغط الانضمام إلى المحادثة. تظهر المحادثة عندها في أشارك فيها. ويمكنك من القسم نفسه إضافة زملاء آخرين بـاختر المشاركين.

متى تستخدم الملاحظة الخاصة

• قبل نقل المحادثة إلى زميل: اكتب له ما طلبه العميل وما وعدته به.
• حين تحتاج رأي المدير في استرجاع أو خصم، دون أن ينتظر العميل جواباً من الداخل.
• لتسجيل ما اتُّفق عليه مع العميل خارج المحادثة، مثل زيارته للمتجر.

ولتسريع الردود المتكررة على العملاء، اقرأ الردود الجاهزة.